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Ces documents qu’une entreprise ne doit pas négliger…

Faut-il le rappeler ? La France passe souvent pour être, dans l’imaginaire collectif, le paradis de la paperasse… et l’enfer des entrepreneurs. S’il y a bien sûr un peu de vrai dans ce lieu commun, il est comme toute formule légèrement exagéré. Certes, les entreprises doivent remplir un grand nombre de conditions, formalités et autres démarches longues et pesantes – notamment au moment de la création. Mais elles peuvent aussi compter, fort heureusement, sur la dématérialisation de certains services et sur une aide non négligeable apportée par des prestataires spécialisés. De quoi pousser un grand « ouf » de soulagement !


Des formalités nécessaires à la création

Lorsqu’on lance son affaire, on n’a que peu de temps à consacrer à soi et à ses loisirs. Il faut en effet agir tous azimuts pour trouver de la clientèle, rentabiliser au plus vite son entreprise et ne pas perdre de terrain face à la concurrence. Malheureusement, on perd aussi de précieuses heures en s’efforçant de satisfaire à toutes les formalités légales…

Parmi ces dernières, l’une des plus importantes concerne sans aucun doute l’immatriculation. Celle-ci s’effectue d’abord via une déclaration auprès d’un CFE (centre de formalités des entreprises). L’inscription au RCS (Registre du commerce et des sociétés), payante, est obligatoire dans presque tous les cas désormais : seuls quelques types de micro-entreprise en sont exemptés. Cette étape d’immatriculation concerne jusqu’aux sociétés civiles.

L’ouverture en bonne et due forme d’une société donne droit à l’édition d’un extrait Kbis, document juridique officiel qui vous permettra d’ouvrir un compte bancaire professionnel ou d’en débloquer les fonds. Pour ne pas perdre de temps, le plus simple sera peut-être de demander le kbis sur extrait-de-kbis.net. On peut d’ailleurs en avoir besoin à tout moment de la vie de l’entreprise, en vue de contracter un emprunt bancaire ou d’assurer sa solidité financière auprès d’un nouveau partenaire par exemple.

Toujours dans un registre comptable et fiscal, n’oubliez pas chaque année de clôturer votre comptabilité et de déposer vos comptes si votre entreprise y est assujettie, sans oublier les déclarations fiscales de bon aloi (cotisation foncière, etc.) revenant parfois plus souvent que prévu (TVA notamment…) !

Des démarches optionnelles mais utiles

Outre les obligations légales que peuvent représenter la déclaration d’ouverture, l’immatriculation et l’obtention d’un Kbis, il existe de nombreuses démarches recommandées. Il y aura par exemple la consultation d’un juriste ou avocat spécialisé en amont de la création d’une société réunissant plusieurs associés et/ou s’appuyant sur des statuts. Ces derniers doivent être très précis et clairs afin d’envisager toutes les situations possibles en vue de limiter les contextes périlleux et autres crises d’entreprise. Comme le dit l’adage : « Mieux vaut prévenir que guérir » !

Les statuts « types » disponibles sur Internet, gratuitement ou non, ne sont pas toujours adaptés à une activité économique en particulier. Autant prendre sagement le temps de les affiner pour les rendre davantage efficients…

Des prestataires de services spécifiques pourront vous aider dans différents moments extraordinaires de la vie de votre entreprise. Il pourra s’agir de modification des statuts ou de la répartition des parts entre les actionnaires, auquel cas un cabinet juridique sera de nouveau fort utile. Dans d’autres domaines, il est probable que votre expert-comptable saura vous aider pour réaliser des injonctions de payer et autres documents que l’on n’a peut-être jamais eu besoin d’émettre jusqu’alors.

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