Comment gérer efficacement votre entreprise depuis votre téléphone

Avec des vitesses plus rapides, des appareils plus puissants et plus de logiciels dans le cloud, travailler à partir d'un smartphone est maintenant une réalité pour de nombreuses entreprises.

Les avancées en matière de matériel, de logiciels et de réseautique permettent aux professionnels, y compris les travailleurs à distance et les voyageurs d'affaires, de rester en contact et d'en faire plus lorsqu'ils sont en déplacement.

Mais un accès facile peut avoir un prix. Un smartphone peut également entraîner des distractions par rapport aux jeux ou aux médias sociaux, ce qui peut nuire à la productivité. L'accès aux informations professionnelles sur un téléphone personnel peut également entraîner des problèmes de sécurité, et l'accès aux comptes personnels sur un téléphone professionnel peut entraîner les mêmes problèmes.

Cependant, lorsqu'ils sont utilisés correctement, les téléphones mobiles peuvent aider les professionnels à éliminer des tâches, en particulier les plus petites, ce qui peut potentiellement augmenter la productivité. Voici 8 conseils de professionnels pour travailler à partir de votre smartphone.

1. Distinguez votre téléphone personnel et professionnel

Séparer le personnel et le travail en deux téléphones peut drastiquement diminuer les problèmes de sécurité causés par l'accès aux documents de l'entreprise sur les appareils personnels, et vice versa. Deux appareils peuvent également réduire les distractions en éloignant les applications non professionnelles et les appels personnels pendant que vous travaillez.

Pour garantir une qualité de travail optimale, privilégiez un forfait mobile entreprise. Il a l'immense avantage de couvrir les besoins des professionnels et d'apporter une assistance dont ne peuvent bénéficier les particuliers.

2. Liez votre boîte email à votre téléphone

Certaines entreprises peuvent ne pas permettre cela en raison de problèmes de sécurité, surtout si vous n'avez qu'un téléphone personnel, mais si possible, reliez votre email professionnel à votre téléphone. Cela peut vous aider à répondre rapidement aux courriels pendant les temps d'arrêt, ainsi qu'à garder votre boîte de réception vide.

3. Faites simple

Il existe une multitude d'applications de productivité et d'autres qui offrent des moyens d'améliorer votre flux de travail, mais il est préférable de ne pas surcharger votre téléphone. Sachez ce dont vous avez besoin, et ne téléchargez pas plus que cela. La plupart des cadres veulent installer une variété d'applications pour résoudre une variété de problèmes, mais cela rend souvent le travail à partir de votre téléphone difficile et déroutant. Moins d'applications signifie également moins de distractions et plus d'espace de stockage.

4. Téléchargez des applications que vous pouvez utiliser sur toutes les plates-formes

Plusieurs logiciels de bureau ont des versions pour smartphones, comme Office 365, GSuite de Google et des outils de collaboration comme Slack. Les versions mobiles peuvent vous permettre de travailler en déplacement et de voir les changements s'effectuer automatiquement sur la version bureau. Vous pouvez également utiliser des applications collaboratives pour rester connecté et disponible.

Lorsque vous téléchargez des applications que vous n'utilisez pas encore, recherchez celles qui ont une version desktop afin de pouvoir accéder aux notes ou aux documents sur plusieurs plateformes.

5. Utilisez une application de bureau à distance

Il y a forcément une situation où vous avez simplement besoin d'accéder à un ordinateur de bureau. Pour ces moments-là, essayez une application de bureau distant comme LogMeIn. Avoir accès à votre bureau pourrait vous aider à réduire le nombre de fois où vous décaler une tâche simplement parce qu'il vous manque un fichier.

6. Utiliser la technologie vocale

Que vous ayez Siri ou un autre assistant vocal, utilisez-le pour accomplir de petites tâches. Par exemple, utilisez la dictée vocale pour répondre aux emails. Une fois que j'ai réalisé que je ne pouvais essentiellement parler que pour répondre aux emails, je me suis retrouvé à passer moins de temps avec mon ordinateur portable. La réalité est que je peux parler beaucoup plus vite que j'écris.

7. Optimisez votre écran d'accueil

Organisez vos applications de façon à ce que votre écran d'accueil contienne celles que vous utilisez le plus. Garder les médias sociaux et autres applications non professionnelles hors de l'écran d'accueil afin de ne pas entraver votre productivité.

8. Gardez la sécurité à l'esprit

Conservez un appareil en lieu sûr lorsque vous conservez ou accédez aux informations de l'entreprise qui s'y trouvent. Recherchez différentes fonctions de sécurité, trouvez ce qui fonctionne le mieux pour vous, puis implémentez-le sur votre appareil.

Évitez, si possible, les croisements entre les comptes et les appareils personnels et professionnels, et méfiez-vous du stockage d'informations sensibles sur l'appareil.